FADOQ

APPEL DE CANDIDATURE : ADJOINT(E) À LA DIRECTION ET ADMINISTRATION DES VOYAGES 

La FADOQ – Région Outaouais recherche un(e) adjoint(e) à la direction et administration des voyages en tant que personne-ressource de première ligne auprès du directeur général et de la directrice adjointe de l’organisation. À ce titre, l’adjoint(e) offre un support administratif et logistique essentiel pour alléger le fardeau administratif et organisationnel de la direction, tout en étant responsable de l’administration des voyages.  

La FADOQ – Région Outaouais a pour mission de faire partie de la vie des 50 ans et plus en défendant leurs droits, en valorisant leur apport à la société et en les accompagnant avec une offre de services et d’activités adaptés. L’organisme est soutenu par les valeurs suivantes : coopération, engagement, équité, inclusion, intégrité, plaisir, respect et solidarité. 

RÔLES ET RESPONSABILITÉS 

• Administration des voyages : l’adjoint(e) est responsable de l’administration des voyages et du contenu du site Web, en collaboration avec l’agente des communications.  Suivi des inscriptions et des paiements, relation avec fournisseurs, gestion de la satisfaction des voyageurs, amélioration des procédures, etc. 

• Agenda et rendez-vous : l’adjoint(e) organise les réunions, les déplacements, et s’assure que le directeur général respecte son emploi du temps. 

• Traitement du courrier et des communications : l’adjoint(e) filtre le courrier et les appels téléphoniques et assure une communication fluide avec les autres services, les clients et les partenaires. Au besoin, elle répond à des courriels au nom du directeur général. 

• Parties prenantes externes : l’adjoint(e) sert souvent de point de contact entre le directeur général, les membres du conseil d’administration, les Clubs affiliés, les membres, les partenaires et les fournisseurs. 

• Préparation de documents : l’adjoint(e) rédige, met en forme, et vérifie des rapports, des présentations et d’autres documents administratifs. 

• Organisation des réunions : l’adjoint(e) planifie et prépare les réunions (logistique, prise de notes, distribution des documents nécessaires). 

• Logistique du bureau : l’adjoint(e) se charge de la gestion des fournitures de bureau et de l’inventaire. 

• Suivi des dossiers : l’adjoint(e) peut être impliquée dans le suivi de l’avancement de divers projets et dossiers, en veillant à ce que les échéances soient respectées. 

• Archives : l’adjoint(e) est responsable de la tenue des archives. 

• Support : l’adjoint(e) appuie l’agente de bureau dans l’approvisionnement des effets de bureau (inventaire), la coordination du système téléphonique et du système d’alarme (puces et codes d’accès). 

• Travail d’équipe : l’adjoint(e) appuie au besoin, l’équipe de la FADOQ – Région Outaouais. 

QUALIFICATIONS 

Formation  

• Diplôme d’études secondaires (DES). 

• Formation en secrétariat, administration ou l’équivalent. 

Expérience professionnelle 

• Expérience administrative. 

• Expérience en service à la clientèle. 

• Expérience dans le domaine du voyage (un atout). 

COMPÉTENCES  

• Coordination de l’agenda et des rendez-vous : compétences organisationnelles et planification. 

• Coordination des communications : retours d’appels, suivi de courriels et du courrier. 

• Compétences en communication : excellentes compétences verbales et écrites en français et en anglais, rédaction et relecture, prise de notes. 

• Compétences informatiques : maîtrise de la suite Office et SharePoint. 

• Gestion documentaire : aptitude à organiser et à structurer des projets et des documents. 

• Planification et logistique : capacité à coordonner les aspects logistiques des réunions. 

• Gestion de projet : compétences pour suivre l’avancement des projets selon l’échéancier. 

• Administration des voyages : rigueur, souci du détail et minutie dans l’entrée et l’échange de données avec les divers partenaires. 

• Archivage et gestion des documents : capacité à classer et à organiser les documents de manière systématique pour un accès facile et rapide. 

• Connaissance des normes : souci des normes légales en matière de protection des renseignements et des bonnes pratiques en gestion documentaire. 

PROFIL 

Compétences générales recherchées 

• Anticipe les besoins et les conflits d’agenda et de temps. 

• Autonomie. 

• Capacité à résoudre des problèmes. 

• Gestion du stress. 

• Travail avec discrétion. 

• Esprit d’équipe, flexibilité et polyvalence. 

• Bilinguisme. 

AUTRES PRÉCISIONS  

Salaire et avantages 

• Le taux horaire entre 23,87$ et 26,32$ (possibilité d’ajuster le salaire selon le parcours professionnel).

• Avantages sociaux : jours fériés, jours de maladies, vacances. 

• Période d’approbation d’une durée de trois mois. 

Horaire et lieu de travail 

• Date d’entrée en fonction : au plus tard le lundi 26 mars 2025. 

• Poste à temps plein en présentiel : 35 heures semaine. 

• Horaire : du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30 (fermeture des bureaux de midi à 13 h). 

• Lieu de travail : FADOQ – Région Outaouais : 811-D, boul. St-René Ouest, Gatineau, Qc. 

Postulez avant le 7 mars 2025 

Acheminez par courriel, une lettre de présentation ainsi que votre curriculum vitae à rh@fadoqoutaouais.qc.ca avant le 7 mars 2025.  

Informations importantes

Seules les candidatures de personnes possédant la citoyenneté canadienne ou un visa de travail valide seront considérées. Les personnes retenues dans le cadre du processus de sélection seront contactées par téléphone pour une entrevue formelle, au cours de laquelle trois références de leurs supérieurs immédiats seront requises.